Mudanças do workplace: reuniões dinâmicas e produtivas.

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Muito mudou no ambiente de trabalho nas últimas décadas, mas as reuniões continuam a ser uma constante corporativa. Entretanto, o formato e os métodos de realização dos encontros de trabalho têm sido impactados pela transformação de negócios e pela busca por agilidade. Reuniões longuíssimas, formais e com dezenas de participantes estão se tornando mais raras. Por outro lado, o avanço da colaboração demanda que os colaboradores se juntem diversas vezes para conversas rápidas e alinhamentos pontuais. Com isso, mudanças no workplace precisam ser realizadas para acompanhar e facilitar o dinamismo das necessidades atuais.

Dicas para reuniões mais dinâmicas e produtivas?

Talvez você já tenha lido ou até feito as famosas reuniões de 15 minutos e em pé. O método ágil é bastante relacionado com Scrum e visa um alinhamento rápido das tarefas do dia, por exemplo. O encontro não precisa necessariamente ser realizado em pé, até porque com times cada vez mais remotos, a chamada daily reúne profissionais de onde estiverem para discutir o que foi feito e o que há a fazer.

O formato é interessante para quem busca manter a equipe ciente sobre o todo dos projetos, mas sem comprometer o tempo de cada profissional. Falando em tempo, o modelo tem uma dica valiosa: cronometrar a reunião. Ao estabelecer e controlar o tempo de duração, fica mais fácil evitar que o encontro comprometa a agenda. Além disso, ter uma pauta clara do que será discutido delimita o foco e auxilia para que a reunião seja dinâmica, produtiva e mensurável.

Diversificar a forma de realização também é útil na obtenção de dinamismo. Para isso, técnicas que estimulem criatividade e participação são ótimas pedidas. Brainstorming, design thinking, sprints e atividades colaborativas são algumas ideias para que seus encontros não sejam monótonos e para que as demandas sejam solucionadas.

Como o workplace favorece reuniões dinâmicas e produtivas?

O espaço no qual as reuniões acontecem interfere diretamente no processo. Então, criar um workplace com multiplicidade de ambientes de encontro é a base para avançar na questão. A ideia de multiplicidade abrange todos sentidos: variedades de locais e de modelos de espaço. As reuniões podem acontecer na sala de reunião, mas também em áreas compartilhadas, espaços de descompressão, lounges de convívio, etc.

A montagem do ambiente também é um fator de influência. Móveis que facilitem agrupamentos, como a mesa trio que você vê na imagem ou a mesa hexagonal são excelentes opções. Há ainda a mesa lousa, que permite que as pessoas anotem insights e cocriem. Como dito acima, toda área pode ser espaço de reunião, incluindo a posição de trabalho. Neste sentido, alternativas como o gaveteiro compartilhado são perfeitas para facilitar a rotina. O colaborador usa o gaveteiro como arquivo e ainda pode receber colegas de trabalho com o conforto de um assento extra.

 

Last modified: 18 de abril de 2019

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