Mudanças no escritório: investimento estratégico.

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O gerenciamento de mudanças – change management – aborda os objetivos, processos e/ou tecnologias das transformações corporativas. Em linhas gerais, o conceito visa a criação e implantação de estratégias que viabilizem, controlem e facilitem mudanças nas empresas, assim como a adaptação das pessoas às mudanças. Neste universo, o papel do profissional de Facilities é importantíssimo, visto que diversas transições impactam na gestão do espaço e em como favorecer a performance dos colaboradores.

Em tempos de transformação digital, negar a necessidade de mudança é impossível. Fatores internos e externos movimentam os negócios e impulsionam a pressão por adequação constante. Especificamente no escritório, as mudanças podem envolver infraestrutura, mobiliário, tecnologia, disposição das equipes, etc. Entretanto, as mudanças podem ser vistas, entendidas e principalmente atendidas de formas diferentes. Há quem siga o caminho imediatista do ‘jeitinho’ e quem enxergue as situações como investimentos no avanço do negócio e abertura para melhorias. 

Mudanças como investimento.

Como explicado no início do texto, o gerenciamento de Facilities evolui diariamente para uma posição cada vez mais estratégica. Logo, mudanças que não priorizam flexibilidade e adaptação constante, planejamento a médio e longo prazo e visão preditiva não são enquadrados em change management e não serão abordadas aqui.

Para tangibilizar a mudança realizada como um investimento estratégico, usaremos questões da arquiteta e fundadora do Universo Facilities, Terezinha Santos. Na iminência de ampliação do escritório, você tem clareza de que todas as posições de trabalho são verdadeiramente usadas? De que todas as salas de reunião são ocupadas com frequência e de que não há possibilidade de remanejamento? Ou você opta pelo aumento sem analisar criticamente a situação? E mais, se você irá consultar as necessidades dos usuários para planejar os novos espaços? Irá ouvi-los após a ocupação para mensurar a satisfação do novo ambiente?

Em uma análise rasa, aproveitar a necessidade de mudanças para investir em melhorias pode ser mais custoso. Porém, o barato poderá ser caro no longo prazo. Além disso, o barato pode ser falso, uma vez que todas as variáveis precisam ser calculadas corretamente, incluindo a comparação com os custos ocultos.

Flexível à mudança.

Outra forma de entender com clareza a relevância de planejar mudanças adequadamente é o quesito rigidez. Apesar de paradoxal, as empresas lidam com a constância das mudanças. Em intervalos cada vez menores, a necessidade de adaptação bate à porta dos escritórios. Se a gestão é baseada em soluções que engessam a estrutura, torna-se mais complexo adequar-se rapidamente. Há ainda o fator custo, pois a solução engessada, que talvez fosse mais barata no imediatismo, pode representar novos custos na necessidade de adaptação. 

Trazendo o problema para o nosso universo de domínio (aluguel de móveis para escritório), se a gestão optar por comprar mobiliário em resposta à ampliação do escritório, mas meses depois a demanda for reduzida, o excedente passará a ser um empecilho logístico. O ativo em desuso é capital imobilizado, comprometimento de espaço e depreciação. Enquanto na locação, o mobiliário é flexível às mudanças e aos movimentos do negócio.

Last modified: 5 de setembro de 2019

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